Som virksomhed har du masser af berøringsflader, eller touch points, med dine kunder: din hjemmeside, dine opslag på sociale medier, annoncer og alt hvad der findes på Google og andre steder om din virksomhed. Al den kommunikation, du har mod og med din målgruppe fra de første gang opdager dig, til de bliver kunder og på et tidspunkt (måske) forlader dig igen, består af individuelle touch points, som hver især har kæmpe betydning for deres syn på din virksomhed.
Et vigtigt touch points, som mange desværre glemmer at gøre sig umage med, er tilbuddet. Selvom det i den grad er make-or-brake for, om vi tager det sidste skridt og lander kunden, synes mange stadig, det er fint at skrive et Word-dokument, der – ud over afsendernavnet – ligner alle andre tilbud i hele verden. Mange ser blot tilbuddet som en slags juridisk specifikation af en leverance og glemmer fuldstændig, at de stadigvæk er i gang med at overbevise modtageren om, at de er ved at træffe det bedste valg.
Derfor er Word-tilbuddet ikke altid det rigtige valg
Der kan helt sikkert være gode grunde til, at du stadig sender helt traditionelle tilbudsdokumenter. Der kan være formkrav i branchen (fx i det offentlige), eller måske matcher det din virksomheds brand at gøre det på den måde. Det centrale er, at din virksomhed i det mindste har taget aktiv stilling til, hvordan jeres tilbudsgivning tjener jeres forretning bedst.
For de fleste mennesker spiller det visuelle indtryk en ret stor rolle, bevidst eller ubevidst. Du behøver ikke være i et kreativt fag for at blive tiltrukket af noget visuelt lækkert, og du kan med det samme spotte om noget ser professionelt ud eller ej. Et godt visuelt udtryk sælger ikke din ydelse i sig selv, men det er en vigtig del af det samlede indtryk, du efterlader hos din modtager. Det er dermed med til at skabe tryghed hos kunden for, at du er løsningen på deres problem. Derfor må du ikke undervurdere betydningen af det.
Én ting er form – noget andet er processen omkring tilbudsskrivning. Ved du hvor lang tid du bruger på hvert tilbud, du skriver? Hvor meget kopierer du fra gamle tilbud? Har du lavet templates?
Mange steder er processen ikke særlig organiseret. I praksis sker det ved, at man leder efter et gammelt tilbud, der ligner det, man skal bruge, og så skriver man lidt om på det – men glemmer at udskifte navnet på den gamle modtager eller at fjerne et afsnit, der overhovedet ikke passer på den nye modtager. Det er ikke bare ineffektivt men efterlader også et lunkent indtryk hos den modtager, du gerne vil imponere.
Bedre salgsopfølgning med tilbudstracking
I dag findes der et væld af alternativer til Word-dokumentet, når du skal skrive tilbud. De fleste af dem har det til fælles, at de har indbygget en tracking-funktion, hvor der er særligt én af dem, du vil elske, hvis du arbejder med salg: Du får simpelthen besked, det øjeblik modtageren åbner tilbuddet! Mange systemer kan derudover fx fortælle dig, hvilke dele af dit tilbud modtageren har brugt længst tid på, og det er ofte en fordel at vide, når man skal følge op.
Tracking gør det også lettere at følge op på dine tilbud. Når du ved, modtageren har kigget på dit tilbud, kan du roligt gå i gang med din opfølgning. Hvis modtageren ikke åbner, kan du jo puffe lidt til dem…
Mange af systemerne kan endda synkronisere med dine andre systemer, for eksempel dit marketing automation- eller CRM-system, så oplysningerne automatisk registreres i din pipeline.
I visse systemer kan du også indbygge automatiske flows. Du kan for eksempel give modtageren mulighed for at underskrive direkte i dokumentet, hvorefter den underskrevne kontrakt ryger afsted til den, der skal eksekvere ordren, samtidig med at sagen automatisk registreres som lukket i din pipeline. Med det rigtige system kan du kort sagt bygge al mulig automatisering, som understøtter og effektiviserer lige præcis din salgsproces.
Effektiviser salgsindsatsen med det rigtige tilbudsværktøj
Som fortalt findes der masser af værktøjer, som alle matcher forskellige behov. Hos Gammelbys har vi stor glæde af online-værktøjet QWILR.
QWILR tilbyder en meget lækker grafisk opsætning, hvor dine dokumenter nærmest ligner små hjemmesider, med mulighed for at arbejde med billeder og andre virkemidler i enkle rammer, der bare fungerer. Brugerfladen er simpel, så enhver kan lære at bruge systemet på 5-10 minutter.
Vi har opbygget et bibliotek med alle vores ydelsesbeskrivelser i QWILR. Når vi opretter et nyt tilbud, vælger vi blot de ydelser, der skal med i dokumentet. Til sidst skriver vi en indledende tekst og en beskrivelse af økonomien, hvorefter tilbuddet er klar.
QWILR har på den måde effektiviseret vores tilbudsskrivning markant. Hvor vi tidligere brugte timer på at udarbejde et tilbud, som oven i købet så kedeligt ud i Word, kan vi nu ofte få et tilbud ud af huset på få minutter.
Vi ved at opsætningen er lækker og spiller sammen med vores brand, og vi ved at vores tilbud bliver bemærket på en anden måde, end tidligere. Ikke mindst fortæller QWILR os, når vores tilbudsmodtagere er klar til opfølgning, og gør dermed vores salgsindsats så effektiv som muligt.
I forbindelse med blandt andet databehandleraftaler og vores leverancer via Microsoft, hvor der skal lidt mere tekst og juridiske spidsfindigheder til, benytter vi PandaDoc. PandaDoc er ikke nær så grafisk lækkert som QWILR, men til gengæld ret smart i forhold til at håndtere de lidt tungere (læs: kedeligere) dokumenter, man ellers ville håndtere i Word.
PandaDoc giver, ligesom QWILR, mulighed for at oprette skabeloner, man efterfølgende kan trække ind i et dokument. Derudover er det smart til situationer, hvor et dokument automatisk skal rundsendes til forskellige modtagere, som hver især skal tilføje oplysninger eller underskrive en kontrakt.
QWILR har effektiviseret vores tilbudsskrivning markant. Hvor vi tidligere brugte timer på at udarbejde et tilbud, som oven i købet så kedeligt ud i Word, kan vi nu ofte få et tilbud ud af huset på få minutter. Vi ved at opsætningen er lækker og spiller sammen med vores brand, og vi ved at vores tilbud bliver bemærket på en anden måde end tidligere.
Vælg det rigtige værktøj, men husk at tænke først
Hvis du i dag skriver tilbud på den gamle måde og gerne vil gøre det smartere, er vejen videre ikke så kompliceret. Både QWILR og PandaDoc er blandt de muligheder, du bør overveje. Men måske skal du først tænke over, hvordan dine tilbud kommer til at hænge bedst muligt sammen med dine andre touch points, så du skaber nødvendige tryghed hos modtageren.
Vi tager gerne en snak med dig om, hvordan du arbejder bedst muligt med din tilbudsgivning. Og vi hjælper også gerne med at udarbejde tilbudsskabeloner, du kan bruge effektivt i din salgsproces – og selvfølgelig også med at kigge på, hvordan du får det maksimale ud af de forskellige systemer, du måske allerede anvender i hverdagen.
Hjælp til QWILR?
Det her ved jeg nemlig noget om – og jeg giver det gerne videre!
Mette Gammelbys
CEO
