Dokumentér dine samtykker automatisk med det rigtige system

Når en person har givet sit samtykke via et dobbelt opt-in, du har sat op, står det på tidslinjen. Din dokumentation sker altså helt automatisk og er let at finde.

Skrevet af

Nina Bech Stage

Nina har erfaring med at få marketing og salg til at arbejde tættere sammen og få udfordringer vendt om til et udbytterigt samarbejde. Med stort fokus på strategiudvikling, digitale platforme og marketing automation, bidrager hun hvor hun kommer frem med ideer til nye forretningsmodeller, der optimerer og skaber vækst.

Når den nye persondataforordning, GDPR, træder i kraft til maj, skærpes kravene til behandling af persondata til blandt andet markedsføringsformål. Markedsføringsloven kræver allerede, at vi har modtagerens samtykke, før vi sender elektronisk markedsføring, men med GDPR skal vi nu også have en lovlig grund til blot at opbevare og behandle persondata.

Til markedsføringsformål er der kun én vej frem, nemlig personens samtykke – som i øvrigt skal være specifikt, informeret, utvetydigt og frivilligt. For at undgå bødestraffe skal du derfor kunne dokumentere hver eneste modtagers samtykke i forhold til både Markedsføringsloven og GDPR.

Der er ingen særlige formkrav til et samtykke. Du må indhente dem via en tilmeldingsformular på hjemmesiden, via en mundtlig tilkendegivelse eller på anden måde. Men som virksomhed er det dit ansvar, at du kan dokumentere, at du har fået personens samtykke.

Den bedste måde at sikre dokumentation er via et såkaldt dobbelt opt-in. Dobbelt opt-in er den proces, hvor vi sender en bekræftelsesmail til personen, med et link som vedkommende skal klikke på for at bekræfte sit samtykke.

Derfor skal du anvende dobbelt opt-in:

  • med en bekræftelsesmail sikrer du, at du har fat i den rette person
  • ved at lade personen klikke på et link for at bekræfte sit samtykke, sikrer du at samtykket er givet som et aktivt tilvalg, hvilket reglerne foreskriver
  • når du opsætter dobbelt opt-in processen i et egnet system, er du altid sikret dokumentation for, hvornår og hvordan personens samtykket er afgivet. Så har du styr på dit, hvis Datatilsynet kommer forbi.

Brug et Marketing Automation-system

Med et egnet system er dobbelt opt-in flows enkle at sætte op. Selv foretrækker jeg marketing automation systemet SharpSpring, fordi det er nemt og intuitivt at anvende.

Marketing automation systemer er ikke kun interessante ift. dokumentation af samtykker, de er også en interessant spiller i dit salgsarbejde, fordi du kan identificere og bearbejde relevante leads på hjemmesider og digitale medier. Det kan du læse om her i vores e-bog: Farvel til kold kanvas.

Systemer som SharpSpring anvendes blandt andet til at bygge dynamiske email-flows til at påvirke potentielle kunder igennem købsprocessen. Samtidig tracker de alt, hver enkelt besøgende foretager sig på din hjemmeside, for at give dig den bedst mulige indsigt i dine næste kunder. Det er et genialt værktøj, og lige hvad du behøver for at indhente og dokumentere dobbelt opt-in samtykker.

Photo credit: unsplash.com

Sådan er samtykket dokumenteret i SharpSpring

SharpSpring gemmer automatisk oplysninger om de personer, du indhenter samtykke fra – både de oplysninger de selv afgiver via fx tilmeldingsformularer, og dem som SharpSprings tracker om personens adfærd. Når du skal finde dokumentation for et samtykke, kigger du i den kronologiske tidslinje – Life of the Lead – der fortæller om personens adfærd. Du kan blandt andet se hvilke sider er besøgt, hvilke mails er åbnet og hvilke links er klikket på hvornår.

Når en person har givet sit samtykke via et dobbelt opt-in, du har sat op, står det på tidslinjen. Din dokumentation sker altså helt automatisk og er let at finde.

Retten til at blive glemt

Med GDPR indføres enhver persons ret til at trække sit samtykke tilbage og få sine persondata slettet. Når dine data er samlet i et marketing automation system, kan du med ganske få klik slette en persons data, og derved også overholde retten til at blive glemt.